[비즈니스 일본어]일본 직장에서 전화대응하기! 사외전화와 사내전화 받는 법

취미로 배우기에는 비교적 쉽다고 느꼈던 일본어는 파고들면 들수록 난이도가 점점 올라가는 느낌을 받았습니다. 특히, 현재 일본에서 일본어를 가지고 일을 하고있는 입장에서는, 비즈니스 일본어는 마치 다른 언어인 것처럼 느껴지네요. 이번에는 일본에서 업무를 볼 때 회사로 걸려오는 전화를 받을 때에는 어떻게 말을 해야하는 지 알아보도록 하겠습니다.

◎사외전화 대응하기

사외에서 걸려오는 전화에 나갈 경우에는 반드시 경어를 사용해야하는데, 전화를 받을 때에는 어떠한 경어를 사용해야할까요? 각각의 상황에 사용하는 표현들을 알아보도록 합시다.

⊙전화를 받았을 때

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。(전화 감사합니다. 주식회사 〇〇의 〇〇입니다.)

⊙상대방의 이름과 소속을 확인하기

株式会社▲▲の▲▲様でいらっしゃいますね。(주식회사▲▲의 ▲▲님이시군요.)

⊙상대방의 이름을 잘 못 들었을 때

申し訳ございませんが、お名前をもう一同お伺いしてもよろしいでしょうか。(죄송합니다만, 성함을 다시 한 번 여쭈어봐도 괜찮을까요?)

⊙상대방의 소속을 잘 못 들었을 때

申し訳ございませんが、御社名をもう一同お伺いしてもよろしいでしょうか。(죄송합니다만, 귀사명을 다시 한 번 여쭈어봐도 괜찮을까요?)

⊙감사인사 후 상대방의 이름과 소속을 확인하기

ありがとうございます。株式会社▲▲の▲▲様でいらっしゃいますね。(감사합니다. 주식회사▲▲의 ▲▲님이시군요.)

⊙찾고 있는 담당자의 이름을 잘 못 들었을 때

申し訳ございませんが、弊社の担当者名をもう一同お伺いしてもよろしいでしょうか。(죄송합니다만, 폐사의 담당자명을 다시 한 번 여쭈어봐도 괜찮을까요?)

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⊙찾고 있는 담당자 확인하기

▼▼でございますね。確認いたしますので、少々お待ちください。

▷사회전화를 대응 할 때에는 반드시 자신의 회사와 회사의 사람들을 낮춰서 표현을 해야합니다. 흔히 압존법이라고 알려져있는 표현입니다. 아무리 사장일지라도 사외의 사람(고객)에게는 사장을 높여서 부르면 안됩니다. 예를 들어 직장에서 아무리 ▼▼社長(사장님) 혹은 ▼▼部長(부장님)이라고 부를지언정 고객에게 말을 할 때에는 이름만을 부르거나 社長の▼▼처럼 직함을 앞으로 옮겨서 불러야 합니다.

위의 표현이 일반적으로 전화를 받고 고객이 찾는 담당자를 바꿔주기까지의 대사입니다. 하지만 만약 담당자가 여러 사정으로 자리에 없다면 어떻게 말을 해야할까요?

⊙담당자가 잠시 자리에 없을 때

申し訳ございません。只今、▼▼は席を外しておりますので、戻りましたら、こちらから折り返すように申し伝えます。(죄송합니다. 지금 ▼▼가 자리에 없습니다. 돌아오면 바로 전화드리도록 전하겠습니다.)

▷이때 전하겠습니다라는 표현으로 伝えます를 사용해서는 안 되고, 伝えます의 경어표현인 申し伝えます를 사용해야합니다.

⊙담당자가 회의에 참가하고 있을 때

申し訳ございません。現在、▼▼は打ち合わせ中でございます。戻りましたら、こちらから折り返すように申し伝えます。(죄송합니다. 지금 ▼▼는 회의 참석 중입니다. 돌아오면 바로 전화드리도록 전하겠습니다.)

⊙담당자가 외출 중일 때

申し訳ございません。現在、▼▼は外出しております。戻りましたら、こちらから折り返すように申し伝えます。(죄송합니다. 지금 ▼▼는 외출 중입니다. 돌아오면 바로 전화드리도록 전하겠습니다.)

⊙담당자가 출장 중일 때

申し訳ございません。現在、▼▼は出張中でございます。メールか携帯電話でご連絡して頂けましでしょうか。(죄송합니다. 지금 ▼▼은 출장중입니다. 메일이나 휴대전화로 연락해주실 수 있으신가요?)

⊙담당자가 휴무일 때

申し訳ございません。本日、▼▼は不在しております。メールでご連絡して頂けましでしょうか。(죄송합니다. 오늘 ▼▼은 부재중입니다. 메일로 연락해주실 수 있으신가요?)

▷사외 사람에게 회사 동료의 개인적인 일정을 알리는 것은 좋지 않습니다. 그렇기때문에 휴무라는 말을 직접하기 보다는 부재중이라는 말로 둘러서 사용하는 것이 좋습니다.

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⊙상대방의 전화번호 물어보기

折り返しお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。(전화 드릴 전화번호를 물어봐도 괜찮을까요?)

⊙(만약 사내전화기에 전화번호가 나타날 경우)상대방의 전화번호 확인하기

折り返しお電話番号は今頂いてる下の四桁0000でよろしいでしょうか。(전화 드릴 전화번호는 지금 주신 뒤 네 자리 0000으로 괜찮으신가요?)

 

위의 표현들이라면 아마 신입사원 입장에서 선배들에게 전화를 돌리기 전 해야할 대응을 충분히 할 수 있을 겁니다(보통 전화는 1,2년차들이 받아서 넘겨야하니깐요). 그리고 전화는 늦어도 전화벨이 3번 울리기 전에는 받는 것이 예의라고 합니다.

사내전화의 경우에는 비교적 어려운 경어표현을 할 필요가 없습니다. 그래도 신입사원 입장에선 모두 선배들이니 정중한 표현은 사용해야하는 건 당연하죠?

⊙사내전화를 받았을 때

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。(수고하십니다. 〇〇부서 〇〇입니다.)

정도로 전화를 받으면 되고, 이때 찾는 담당자의 이름은 일반적으로 さん을 붙여서 부르면 됩니다. 예를 들어 ▼▼さんですね。確認致しますので、少々お待ちください。申し訳ございません。本日、▼▼さんは休みでございます。(▼▼씨말이네요. 확인을 위해 잠시만 기다려주세요. 죄송합니다. 오늘 ▼▼씨는 휴무입니다.) 등으로 표현을 하면 됩니다. 그리고 사내의 사람에게는 담당자가 휴무라면 휴무라고 말을 해도 괜찮으니 편하게 얘기하면 됩니다(회사마다 다르겠지만요).